Quy trình quản lý toà nhà sẽ giúp cho mọi hoạt động của toà nhà diễn ra mật thiết hơn, các quy trình sẽ được vận dụng theo từng giai đoạn thích hợp vào các hoạt động quản lý, điều hành nhằm đảm bảo toà nhà luôn được vận hành an toàn và đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn chất lượng.
Quy trình quản lý toà nhà bao gồm:
– Quản lý hợp đồng:
- Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể
- Quy trình thu tiền thuê
- Quy trình thu tiền dịch vụ
- Quy trình thanh lý hợp đồng
– Quy trình khách hàng
- Quy trình quản lý và sử dụng phòng
- Quy trình đánh giá sự thoả mãn của khách hàng
- Quy trình xử lý và giải quyết các khiếu nại của khách hàng
- Quy định về an toàn, an ninh của khách hàng
- Quy định quản lý tài sản của khách hàng
- Quy định quản lý vệ sinh của khách hàng
- Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của toà nahf
– Quy trình an ninh
- Nội quy phòng cháy, chữa cháy của toà nhà
- Quy trình tuần tra bộ phận bảo vệ
- Quy định huấn luyện về an toàn phòng cháy chứa cháy
- Quy trình kiểm soát tài sản, hàng hoá
- Quy trình kiểm soát khách tham quan, nhân viên
- Quy trình giữ xe ( ô tô, gắn máy, xe đạp)
– Quy trình vận hành kỹ thuật
- Quy trình sữa chữa, bảo trì toà nhà
- Quy trình bảo trì các công trình xây dựng
- Quy trình bảo dưỡng thang máy, máy điều hoà,..
– Quy trình vệ sinh
- Quy định kế hoạch vệ sinh các khu vực tại toà nhà
- Quy định quản lý rác thải trong và ngoài toà nhà
- Các quy định về quản lý toà nhà
Theo quy định tại điều 73 tại bộ luật nhà ở, các doanh nghiệp quản lý vận hành toà nhà cần phải tuân thủ theo điều kiện quản lý. Việc quản lý toà nhà phải do đơn vị có năng lực về chuyên môn quản lý và vận hạnh toà nhà. Đơn vị quản lý chung cư phải thực hiện đầy đủ các công việc quản lý, vận hành các hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, bảo trì nhà và những công tác phòng cháy chữa cháy thường xuyên.
Các thành viên trong ban giám đốc và các cán bộ làm việc tại các phòng booh phận chuyên môn cần phải có trình độ tương ứng với vị trí công việc, đồng thời cần phải có giấy chứng nhận đã hoàn thành khoá học, đào tạo các kiến thức chuyên môn từ cơ bản đến nâng cao về hệ thống quản lý toà nhà theo quy định của bộ Xây dựng.
